TIETOSUOJASELOSTE
Laadittu 01.10.2019, päivitetty 01.10.2023.
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR 2016/679)
Henkilötietolaki (523/1999) 10 § ja 24 §
REKISTERINPITÄJÄ JA YHTEYSHENKILÖ REKISTERIÄ KOSKEVISSA ASIOISSA
Lempeä ajatus
Y-tunnus: 3088655-1
Päivi Tabell
puh. +358 45 256 7124
REKISTERIN NIMI
Lempeän ajatuksen asiakasrekisteri
HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on asiakassuhde.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhteydenpito asiakkaisiin, asiakassuhteen ylläpito, markkinointi.
Lempeä ajatus tallentaa ja käsittelee henkilötietoja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR 2016/679) sekä nykyisen Henkilötietolain (523/1999) mukaisesti. Asiakkaan kanssa käytyjä keskusteluja ei ole tarpeellista tallentaa tai referoida. Tapaamisissa mahdollisesti prosessin edistämiseksi syntyneet kirjalliset tuotteet (esim. muistiinpanot) ovat asiakkaan omaisuutta ja hävitetään viimeistään asiakassuhteen päätyttyä.
REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ
Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi, yrityksen nimi/organisaatio ja y‑tunnus, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite), tiedot tilatuista palveluista ja niiden muutoksista, laskutustiedot.
SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.
TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAINEN LUOVUTUS
Asiakirjoihin sisältyvät tiedot ovat salassa pidettäviä. Salassapitovelvollisuus säilyy palvelussuhteen tai tehtävän päättymisen jälkeen.
Tietoja luovutetaan viranomaisille vain lain edellyttämissä tapauksissa.
REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.
Manuaaliset tiedot säilytetään lukon takana olevissa tiloissa. Asiakassuhteessa kerätyt tiedot luovutetaan asiakkaalle viimeistään asiakassuhteen päätyttyä tai vaihtoehtoisesti tuhotaan asianmukaisesti Lempeän ajatuksen toimesta.
Asiakkaiden yhteystietoja tallentuu sähköiseen tiedostoon ajanvarauksen sekä laskutustietojen myötä. Asiakastapaamisten teemoja tai sisältöjä ei ole sähköisessämuodossa.
TARKASTUSOIKEUS JA OIKEUS VAATIA TIEDON KORJAAMISTA
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus henkilötietolain 26–28 § mukaisesti tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
MUUT HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYYN LIITTYVÄT OIKEUDET
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (“oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
